Bæredygtige events og madspild: Sådan planlægger I et mere ansvarligt firmaevent

Et event samler mange mennesker på ét sted i få timer. Det betyder også, at mange ressourcer bliver samlet på én gang: mad, drikkevarer, transport, materialer, teknik, møbler og energi.

Derfor kan selv relativt små beslutninger i planlægningen have stor betydning for, hvor meget der bliver købt, transporteret, brugt én gang og smidt ud bagefter.

Madspild er et oplagt sted at starte.

Det er konkret, målbart og hænger både sammen med økonomi og ressourceforbrug. Men et mere ansvarligt firmaevent handler ikke kun om menuen. Venue, transport, scenografi, tryksager, engangsprodukter og leverandørvalg spiller også en rolle.

Her får I en praktisk guide til de valg, der kan gøre et firmaevent mere ressourcebevidst uden at gøre oplevelsen dårligere.

Hvordan gør man et firmaevent mere bæredygtigt?

Der findes ikke ét valg, der gør et event bæredygtigt.

I praksis handler det om at se på hele eventet og prioritere de områder, hvor I realistisk kan reducere forbrug og spild.

Et godt sted at starte er disse fem områder:

1. Mad og drikke
2. Venue
3. Transport
4. Materialer og scenografi
5. Affald og genbrug

Det betyder ikke, at alt skal ændres på én gang.

Ofte giver det mere mening at vælge to eller tre områder, hvor I kan gøre en reel forskel, end at lave mange små initiativer, som er svære at dokumentere eller næsten ikke ændrer eventets samlede ressourceforbrug.

Eventets fem fokusområder

1. 1Mad og drikkeGæsteantal, servering og overskud
2. 2VenuePlacering og det, der allerede findes
3. 3TransportGæster og leverandører
4. 4Materialer og scenografiGenbrug, leje og merchandise
5. 5Affald og genbrugSortering, der er nem for gæsten

Madspild til events: Start med antallet af kuverter

Den enkleste måde at reducere madspild på er at undgå at producere mere mad, end der er brug for.

Det lyder banalt, men eventplanlægning gør det vanskeligt.

Invitationer bliver sendt flere uger før arrangementet. Nogle gæster melder afbud sent. Andre svarer aldrig. Og arrangøren vil naturligt hellere have lidt for meget mad end risikere, at noget slipper op.

Resultatet kan blive en unødvendigt stor sikkerhedsmargin.

Derfor bør det endelige gæsteantal ikke kun være en administrativ detalje. Det bør være en aktiv del af cateringplanen.

Aftal blandt andet med caterer eller venue:

• Hvornår skal det endelige antal kuverter låses?
• Hvor stor en buffer lægger køkkenet oven i antallet?
• Kan antallet justeres få dage før eventet?
• Hvilke elementer af menuen kræver produktion langt i forvejen?
• Hvad sker der med mad, der ikke bliver serveret?

Jo bedre køkken og arrangør deler information, desto mindre behov er der typisk for at overproducere.

Hvor opstår madspildet?

1. 1InvitationerSendes uger før
2. 2TilmeldingerSene afbud og manglende svar
3. 3Endeligt gæsteantal (her kan arrangøren reducere usikkerheden)Hvornår låses antallet?
4. 4Produktion (her kan arrangøren reducere usikkerheden)Hvad laves langt i forvejen?
5. 5ServeringServeringsform og portioner
6. 6OverskudMad, der ikke bliver spist

Buffet eller portionsservering: Hvad giver mindst madspild?

Serveringsformen påvirker både oplevelsen og mængden af mad, der skal produceres.

En stor buffet kan være fleksibel og skabe en uformel stemning, men den kan også gøre det nødvendigt at have mange retter og store mængder mad stående fremme samtidig.

Portionsservering gør det lettere at styre mængderne pr. gæst.

Det betyder ikke, at buffet altid er det forkerte valg. En buffet kan planlægges mere præcist ved eksempelvis at:

• sætte mindre fade frem og fylde op løbende
• undgå unødvendigt mange parallelle retter
• bruge mindre tallerkener, hvor det passer til formatet
• placere grøntsager, salater og tilbehør tidligt i buffeten
• koordinere genopfyldning tæt mellem køkken og serveringspersonale

Fødevarestyrelsen anbefaler blandt andet, at professionelle køkkener arbejder med serveringsform, portionsstørrelser og placering af retter som redskaber til at reducere madspild.

Den bedste løsning afhænger derfor af eventets størrelse og format, men serveringsformen bør være en bevidst del af planlægningen.

Fra planlægning til mindre madspild

1. 1Præcist gæsteantalAftal deadline og buffer med køkkenet
2. 2Rigtig serveringsformPortionsservering eller en planlagt buffet
3. 3Løbende opfyldningMindre fade, fyldt op efter behov
4. 4Plan for overskudAftal på forhånd, hvad der sker med maden

Vælg menu efter eventet, ikke efter forestillingen om en klassisk festmenu

Mad er en vigtig del af oplevelsen til mange firmaevents.

Men en god menu behøver ikke nødvendigvis bestå af flest mulige ingredienser, flere slags kød eller et stort antal serveringer.

En kortere og mere fokuseret menu kan både være lettere for køkkenet at planlægge og give gæsterne en mere sammenhængende oplevelse.

I kan blandt andet overveje:

• flere grøntsager og plantebaserede retter
• råvarer i sæson
• færre forskellige hovedingredienser
• retter, hvor råvarerne kan anvendes på tværs af menuen
• lokale leverandører, når det giver praktisk mening
• en mindre menu med højere kvalitet frem for mange valgmuligheder

Det vigtigste er, at bæredygtighed ikke bliver et separat lag oven på menuen.

Hvis valgene tænkes ind fra starten, kan de være en del af selve konceptet og oplevelsen.

Hvad gør man med overskudsmad efter et event?

Selv ved god planlægning kan der være mad tilbage.

Derfor bør håndteringen af overskud ikke først blive diskuteret, når de sidste gæster er gået hjem.

Tal med venue eller caterer på forhånd om, hvilke muligheder der findes.

Afhængigt af maden og hvordan den er blevet håndteret, kan mulighederne eksempelvis være:

• at bruge egnede råvarer eller tilberedte elementer i anden produktion
• at tilbyde gæster rester med hjem
• at lade venue eller caterer anvende overskud internt
• at donere overskudsmad gennem en relevant organisation, når reglerne og fødevaresikkerheden tillader det

Fødevaresikkerheden kommer altid først.

Mad, der har stået fremme eller ikke er blevet opbevaret korrekt, kan ikke nødvendigvis genbruges eller doneres. Fødevarestyrelsen har derfor konkrete regler og vejledning om håndtering og donation af overskudsmad.

Det vigtigste for eventarrangøren er at have aftalen på plads før eventet, så brugbar mad ikke ender som affald alene fordi ingen har besluttet, hvad der skal ske med den.

Mål madspildet, hvis I vil gøre det bedre næste gang

Hvis jeres virksomhed afholder events flere gange om året, er det værd at registrere, hvor meget der bliver til overs.

Det behøver ikke være avanceret.

Efter eventet kan venue eller caterer eksempelvis notere:

• produceret mængde
• antal faktiske gæster
• rester fra køkkenet
• mad, der blev serveret men ikke spist
• hvilke retter der havde mest overskud

Det giver et langt bedre grundlag for næste arrangement end en generel besked om, at “der var lidt for meget mad”.

Hvis 150 kuverter konsekvent resulterer i mad til 180, har I noget konkret at arbejde videre med næste gang.

Venuevalg kan gøre mange andre beslutninger lettere

Et venues placering og eksisterende faciliteter påvirker flere dele af eventets ressourceforbrug på én gang.

Et venue tæt på offentlig transport kan gøre det lettere for gæster at komme frem uden bil eller særtransport.

Et venue med eksisterende møbler, køkken, lyd, lys og sceneløsninger kan samtidig reducere behovet for at transportere og bygge midlertidige løsninger.

Når I vurderer venues, kan I derfor spørge:

• Hvordan kommer gæsterne hertil?
• Hvilket inventar findes allerede?
• Hvilken teknik findes på stedet?
• Hvordan sorteres affald?
• Hvordan arbejder køkkenet med madspild?
• Kan scenografi og dekoration genbruges?
• Hvilke løsninger kræver ekstra transport og produktion?

Et spektakulært tomt lokale kan give stor kreativ frihed, men kræver ofte, at langt mere bliver kørt ind og bygget op.

Det er ikke nødvendigvis et argument imod rå venues. Det betyder bare, at ressourceforbruget bør indgå i den samlede vurdering sammen med pris og æstetik.

Transport: Tænk på både gæster og leverandører

Transport handler ikke kun om, hvordan gæsterne kommer til eventet.

Et event kan involvere catering, teknik, blomster, møbler, scenografi, personale og underholdning fra forskellige leverandører.

Derfor kan leverandørlogistik hurtigt blive omfattende.

I kan blandt andet reducere transportbehovet ved at:

• vælge et venue tæt på størstedelen af gæsterne
• prioritere adgang til offentlig transport
• samle leverancer, hvor det er muligt
• vælge leverandører tættere på venue
• bruge venueets eksisterende inventar og teknik
• planlægge opbygning, så unødvendige ekstrature undgås

Ved større arrangementer kan det også give mening at kommunikere transportmuligheder tydeligt allerede i invitationen.

Hvis offentlig transport er den nemmeste løsning, skal gæsterne helst opdage det, før de står med bilnøglen i hånden.

Genbrug scenografi og eventmaterialer

Mange events bliver designet til én bestemt aften.

Det kan være nødvendigt, hvis oplevelsen skal være helt særlig, men det betyder ikke nødvendigvis, at alle materialer kun skal kunne bruges én gang.

Tænk allerede i designfasen over, hvad der skal ske med elementerne bagefter.

Eksempelvis kan:

• skilte designes, så datoer og enkeltstående budskaber kan udskiftes
• podier og vægge bygges modulært
• møbler og dekoration lejes frem for købes
• blomster og planter få et liv efter eventet
• scenografiske elementer genbruges ved kommende events eller messer
• navneskilte og badges indsamles og genbruges, hvor formatet tillader det

Det kan samtidig gøre fremtidige events billigere.

Et element, der er udviklet ordentligt én gang og kan bruges igen, kan være både bedre design og bedre økonomi end en billig engangsløsning.

Undgå merchandise uden et klart formål

Goodiebags og giveaways er en fast del af mange events.

Men før I producerer 300 produkter med logo, er det værd at stille et enkelt spørgsmål:

Ville gæsterne stadig have lyst til at få det med hjem, hvis jeres logo ikke stod på det?

Hvis svaret er nej, er produktet sandsynligvis ikke nødvendigt.

Overvej i stedet:

• færre, bedre produkter
• noget gæsten bruger under eventet og kan beholde bagefter
• digitale materialer
• en oplevelse eller service frem for en fysisk genstand
• helt at undlade merchandise, hvis det ikke tilfører eventet værdi

Det handler ikke om at fjerne alt fysisk fra et event.

Fysiske detaljer kan netop være med til at gøre oplevelsen nærværende og mindeværdig. Pointen er at bruge materialer, fordi de gør noget for oplevelsen, ikke fordi “man plejer”.

Affaldssortering skal være nemt for gæsten

Affaldssortering virker kun, hvis gæster og personale forstår systemet.

Fem beholdere i et mørkt hjørne med små skilte skaber ikke nødvendigvis bedre sortering.

Placering, skiltning og personale er derfor en del af løsningen.

Sørg for at:

• sorteringspunkterne står dér, hvor affaldet opstår
• fraktionerne er tydeligt markeret
• gæsterne ikke skal gætte
• backstage og køkken har samme klare system
• leverandører kender kravene før eventet

Ved større events kan en kort briefing af venue, catering og produktion være vigtigere end endnu et skilt til gæsterne.

Kan et mere bæredygtigt event også være billigere?

Nogle tiltag koster mere. Andre sparer penge.

Mindre overproduktion af mad reducerer direkte indkøbsomkostningerne.

Genbrug af eksisterende scenografi kan reducere produktionsbudgettet.

Et venue med møbler og teknik kan gøre eksterne leverancer unødvendige.

Færre tryksager og mindre merchandise reducerer både produktion og logistik.

Derfor bør bæredygtighed ikke kun behandles som en ekstra budgetpost.

Nogle af de mest effektive valg handler ganske enkelt om at bruge færre ressourcer på ting, der ikke skaber værdi for gæsten.

Prioritér det, der gør en reel forskel

Når bæredygtighed bliver en lang tjekliste, er det let at ende med at fokusere på de synlige detaljer.

Papirsugerøret bliver diskuteret i ti minutter, mens 40 ekstra kuverter står urørt i køkkenet.

Derfor giver det mening at prioritere indsatsen efter omfang.

Spørg:

1. Hvor bruger eventet flest ressourcer?
2. Hvor opstår det største spild?
3. Hvilke valg kan vi faktisk påvirke?
4. Hvilke tiltag kan gentages ved kommende events?
5. Kan vi dokumentere det, vi siger, vi har gjort?

Det sidste spørgsmål er vigtigt.

Et ansvarligt event handler ikke om at kunne kalde det “grønt”. Det handler om at kunne pege på konkrete beslutninger og resultater.

Pas på brede bæredygtighedspåstande

Hvis I kommunikerer om eventets miljøindsats udadtil, er konkrete formuleringer bedre end brede påstande.

Skriv eksempelvis:

“Vi reducerede antallet af engangsprodukter og planlagde cateringen efter det endelige deltagerantal.”

frem for:

“Dette er et bæredygtigt event.”

Forbrugerombudsmanden stiller høje krav til virksomheders dokumentation af klima-, miljø- og bæredygtighedsudsagn. Fra 27. september 2026 skærpes reglerne yderligere som følge af ændringer i markedsføringsloven.

Det betyder ikke, at virksomheder skal undgå at fortælle om de valg, de træffer.

Tværtimod.

Men jo mere konkret kommunikationen er, desto lettere er den både at forstå og dokumentere.

Tjekliste til et mere ansvarligt firmaevent

Før I booker de sidste leverandører, kan I gennemgå følgende:

Mad og drikke

• Er gæsteantallet så præcist som muligt?
• Hvornår låses antallet af kuverter?
• Har køkkenet en plan for at minimere overproduktion?
• Passer serveringsformen til gæsteantallet?
• Er der tænkt over portionsstørrelser?
• Hvad sker der med overskudsmad?

Venue og transport

• Kan gæster komme nemt frem med offentlig transport?
• Kan venueets eksisterende møbler og teknik bruges?
• Kan leverancer samles?
• Hvordan håndterer venue affald og madspild?

Materialer og produktion

• Kan eksisterende scenografi genbruges?
• Kan nye elementer designes til flere events?
• Er alle tryksager nødvendige?
• Har eventets merchandise en reel funktion?
• Kan noget lejes frem for at blive købt?

Efter eventet

• Registreres antallet af faktiske gæster?
• Registreres madspild eller overskud?
• Gemmes eller genbruges materialer?
• Samles erfaringerne til næste event?

Ofte stillede spørgsmål om bæredygtige events og madspild