Et firmaevent i Danmark koster typisk mellem 600 og 2.500 kr. pr. person ekskl. moms, afhængigt af format, venue og ambitionsniveau.
En enkel middag eller et mindre firmaarrangement kan ofte holdes for 600 til 900 kr. pr. person. En klassisk firmafest med middag, drikkevarer, lokale og musik ligger typisk omkring 1.000 til 1.800 kr. pr. person. Skal eventet have et særligt koncept, scenografi, professionel teknik eller underholdning, kan budgettet hurtigt bevæge sig over 2.000 kr. pr. person.
Men prisen pr. gæst fortæller ikke hele historien.
Dato, venue, varighed, produktion og den type event, I planlægger, kan have mindst lige så stor betydning for det samlede budget.
Her gennemgår vi, hvad et firmaevent typisk koster, hvilke poster I skal regne med, og hvor I kan prioritere, hvis budgettet skal række længere.
Hvad koster et firmaevent pr. person?
Der findes ikke én standardpris på et firmaevent, men følgende niveauer giver et realistisk udgangspunkt:
| Ambitionsniveau | Pris pr. person | Typisk indhold |
|---|---|---|
| Enkelt | 600 til 900 kr. | Let servering eller middag, drikkevarer, eksisterende lokale og enkel afvikling |
| Klassisk | 1.000 til 1.800 kr. | Middag, drikkepakke, venue, DJ eller musik, let dekoration og koordinering |
| Forhøjet | 1.800 til 3.000 kr. | Særligt venue, gennemarbejdet mad og drikke, professionelt lyd og lys, underholdning og dekoration |
| Signature | Fra 3.000 kr. | Skræddersyet koncept, scenografi, større produktion, flere rum, særlige aktiviteter eller større underholdningsnavne |
Prisniveauerne er vejledende. To firmaevents med 100 deltagere kan sagtens koste vidt forskellige beløb, selvom gæsteantallet er det samme.
Det skyldes, at den største forskel ofte ligger i hvad eventet skal kunne, ikke kun hvor mange mennesker der skal deltage.
Prisniveauer pr. person, ekskl. moms
Hvad koster forskellige typer firmaevents?
Det giver ikke altid mening at beregne alle events på samme måde.
Til en firmafest eller julefrokost er pris pr. person ofte et godt udgangspunkt. Til en produktlancering eller et kundeevent kan en stor del af budgettet derimod ligge i produktion, teknik og koncept, uanset om der kommer 100 eller 300 deltagere.
| Type af event | Typisk måde at budgettere på | Det påvirker prisen mest |
|---|---|---|
| Firmafest | Pris pr. person | Mad, bar, venue, musik og varighed |
| Julefrokost | Pris pr. person | Dato, venue, menu, drikkevarer og underholdning |
| Sommerfest | Pris pr. person | Lokation, mad, aktiviteter og vejrsikring |
| Konference | Pris pr. deltager eller dag | Venue, forplejning, AV, scene og talere |
| Kundeevent | Samlet produktionsbudget | Koncept, venue, hospitality og produktion |
| Produktlancering | Samlet produktionsbudget | Kreativt koncept, scenografi, teknik og produktion |
Derfor er det en god idé at starte med eventets formål og format, før I sætter et endeligt budget.
Hvad koster et firmaevent for 50, 100 eller 200 personer?
Hvis I endnu ikke har indhentet konkrete tilbud, kan gæsteantallet bruges til at lave et første arbejdsbudget.
Nedenstående eksempler tager udgangspunkt i prisniveauerne ovenfor:
| Antal deltagere | Enkelt event | Klassisk firmaevent | Forhøjet event |
|---|---|---|---|
| 50 personer | 30.000 til 45.000 kr. | 50.000 til 90.000 kr. | 90.000 til 150.000 kr. |
| 100 personer | 60.000 til 90.000 kr. | 100.000 til 180.000 kr. | 180.000 til 300.000 kr. |
| 200 personer | 120.000 til 180.000 kr. | 200.000 til 360.000 kr. | 360.000 til 600.000 kr. |
Alle beløb er ekskl. moms og skal ses som pejlemærker, ikke som tilbud.
I praksis falder nogle udgifter pr. person, når gæsteantallet stiger, fordi eksempelvis DJ, projektledelse, scenografi og dele af teknikken er faste omkostninger. Andre udgifter, særligt mad, drikkevarer og bemanding, følger gæsteantallet mere direkte.
Derfor bliver et event med 200 personer sjældent præcis dobbelt så dyrt som det samme event med 100.
Budgetberegner
Fra 100.000-180.000 kr.
100 gæster · 1.000-1.800 kr. pr. person
Ekskl. moms. Et pejlemærke, ikke et tilbud.
Middag, drikkepakke, venue, DJ eller musik, let dekoration og koordinering.
Vil I have et mere præcist estimat? Send os jeres brief.
Eventbudget: Hvilke udgifter skal I regne med?
Mad og lokale er ofte de første poster, man tænker på. Men et realistisk eventbudget består af betydeligt mere.
Til et klassisk aftenarrangement vil budgettet typisk være fordelt mellem mad, venue, drikkevarer, teknik, underholdning, design, bemanding, projektledelse og en reserve til uforudsete udgifter.
Som tommelfingerregel kan mad udgøre omkring 25 til 35 procent af budgettet, venue 15 til 25 procent, drikkevarer 10 til 20 procent og teknik 8 til 15 procent. Underholdning, design, personale og projektledelse afhænger i højere grad af eventets format.
Sådan fordeler budgettet sig
Det vigtigste er ikke at ramme en bestemt procentfordeling. Det er at beslutte hvilke elementer der skal gøre eventet værd at huske.
Hvis stemningen og middagen er centrum, bør budgettet afspejle det. Hvis eventet er en produktlancering, kan scenografi, teknik og gæsterejsen være vigtigere end menuen.
Og uanset format anbefaler vi at afsætte omkring 5 til 10 procent som buffer.
Uforudsete udgifter forsvinder ikke, fordi de ikke står i budgettet.
Hvad påvirker prisen på et firmaevent?
Datoen
Datoen kan have overraskende stor betydning.
En torsdag i januar og en fredag i december er ikke det samme marked. Populære datoer giver mindre fleksibilitet på både venue, leverandører og pris.
Hvis datoen ikke er fastlåst, kan fleksibilitet derfor være en af de nemmeste måder at få mere ud af budgettet.
Venuet
Et billigt lokale er ikke nødvendigvis et billigt event.
Et venue med eget køkken, personale, borde, stole og eksisterende teknik kan have en højere lokaleleje, men stadig ende med at være billigere samlet.
Et råt venue kan omvendt kræve, at køkken, strøm, toiletter, møbler, teknik, garderobe og personale bygges op fra bunden.
Sammenlign derfor altid den samlede pris, ikke kun lokalelejen.
Formatet
En siddende middag kræver noget andet end en reception, et stående arrangement eller en firmafestival.
Flere serveringer, mere borddækning og længere service betyder typisk flere timer og mere personale.
Nogle gange kan et andet format derfor både give et mere interessant event og et lavere budget.
Varigheden
En ekstra time lyder måske ikke som meget, men den kan påvirke bar, venue, teknikere, vagter, personale og transport.
Særligt hvis eventet fortsætter efter midnat, kan flere leverandører skifte til andre timetakster.
Hvilke udgifter bliver ofte glemt i et eventbudget?
- Moms. Aftal fra starten, om jeres interne budget er med eller uden moms.
- Opbygning og nedtagning. Et event kan kræve adgang til venuet mange timer eller en hel dag før gæsterne ankommer.
- Koda og Gramex. Musik kan medføre licensudgifter afhængigt af arrangementet.
- Overtid. Venue, bar, teknikere, sikkerhed og personale kan have andre takster efter et bestemt tidspunkt.
- Ekstra strøm og teknik. Særligt relevant ved udendørs events og rå venues.
- Transport. Levering, afhentning, crewtransport og eventuel transport af gæster.
- Rengøring og affald. Undersøg om det er inkluderet i venueprisen.
- Ændringer tæt på eventet. Ekstra gæster, længere åbningstid eller ændret produktion bliver ofte dyrere, jo tættere man kommer på dagen.
- Aflysningsvilkår. Depositum og deadlines for endeligt deltagerantal bør være tydelige fra starten.
- Buffer. Sæt 5 til 10 procent af budgettet af, før I begynder at prioritere resten.
Hvad koster et eventbureau?
Prisen på et eventbureau afhænger af, hvor stor en del af opgaven bureauet skal løse.
Nogle virksomheder har allerede et internt event- eller marketingteam og har kun brug for hjælp til koncept, venue eller produktion. Andre ønsker én partner, der tager ansvar for hele processen.
De mest almindelige honorarmodeller er fast projekthonorar, timepris eller en procentdel af det samlede eventbudget.
Et procenthonorar ligger ofte omkring 10 til 15 procent af eventbudgettet. Ved rådgivning eller afgrænsede opgaver kan en timepris ligge omkring 900 til 1.500 kr., mens et fast projekthonorar typisk aftales ud fra opgavens omfang.
Det vigtigste er ikke kun størrelsen på honoraret, men hvad der er inkluderet.
Spørg derfor, om projektledelse, leverandørdialog, venue sourcing, kreativ udvikling, afvikling og efterproduktion er en del af prisen, og hvordan eventuelle leverandørpriser håndteres.
Er det billigere at planlægge et firmaevent selv?
På papiret kan det være billigere.
Hvis I allerede har relationer til venues og leverandører, har erfaring med produktion og har interne ressourcer til at styre projektet, kan der være opgaver, som giver god mening at håndtere selv.
Men sammenligningen bør også inkludere den interne tid.
Et event kan involvere venue research, tilbud, kontrakter, deltagerhåndtering, leverandører, teknik, tidsplaner, produktion, ændringer og afvikling.
Et eventbureau giver derfor mest værdi, når bureauets erfaring, leverandørnetværk eller projektledelse frigiver interne ressourcer eller løfter resultatet mere, end honoraret koster.
Det behøver heller ikke være alt eller intet. Et bureau kan sagtens hjælpe med udvalgte dele af eventet.
Sådan får I mere ud af budgettet til jeres firmaevent
Den mest effektive måde at spare på et event er sjældent at gøre alt lidt billigere.
Det er bedre at prioritere.
Hvis gæsterne skal huske én ting fra eventet, hvad skal det så være?
Et stærkt venue, en særlig middag, et uventet indslag eller en gennemført ankomst kan skabe mere værdi end fem mindre elementer, som ingen rigtig lægger mærke til.
Fleksibilitet på datoen kan også åbne for bedre venues og priser. Eksisterende teknik og inventar kan spare betydelige produktionsomkostninger. Og hvis lyd, lys og scene kan samles hos én leverandør, bliver både budgettet og produktionen ofte enklere.
Det vigtigste er at træffe de store valg tidligt.
Jo senere fundamentale ting som gæsteantal, venue og format ændres, desto dyrere bliver ændringerne typisk.
Ofte stillede spørgsmål om priser på firmaevents
Hvad koster et firmaevent pr. person?
Et firmaevent i Danmark koster typisk omkring 600 til 2.500 kr. pr. person ekskl. moms. En klassisk firmafest med middag, drikkevarer, venue og musik ligger ofte omkring 1.000 til 1.800 kr. pr. person.
Hvad koster en firmafest for 100 personer?
Som arbejdsbudget kan en klassisk firmafest for 100 personer ligge omkring 100.000 til 180.000 kr. ekskl. moms. Det endelige beløb afhænger blandt andet af venue, menu, drikkevarer, underholdning og varighed.
Hvor meget skal man sætte af til uforudsete udgifter?
Vi anbefaler normalt en buffer på 5 til 10 procent af det samlede eventbudget. Ved komplekse produktioner, udendørs events eller rå venues giver det mening at ligge i den høje ende.
Hvornår skal man booke venue til et firmaevent?
Jo mere populær datoen og venuet er, desto tidligere bør I starte. Til julefrokoster og attraktive fredage kan det være relevant at være ude seks måneder eller mere i forvejen. Mere fleksible arrangementer kan ofte planlægges senere.
Hvad koster et eventbureau?
Eventbureauer arbejder typisk med fast projekthonorar, timepris eller en procentdel af eventbudgettet. Et procentbaseret honorar ligger ofte omkring 10 til 15 procent, mens rådgivning og mindre opgaver kan afregnes på timebasis.
Er et firmaarrangement fradragsberettiget?
Det afhænger blandt andet af, om arrangementet er for medarbejdere, kunder eller andre forretningsforbindelser, og hvad udgifterne dækker. Moms- og skatteregler bør derfor afklares med virksomhedens revisor eller direkte hos Skattestyrelsen.
Skal vi regne på jeres event?
Har I en idé, et gæsteantal eller måske allerede et budget, men er i tvivl om, hvad der realistisk kan lade sig gøre?
Hos Skov.Studio hjælper vi virksomheder med både den kreative retning og den praktiske produktion af firmaevents, kundeevents, produktlanceringer, konferencer og firmafester.
Fortæl os kort, hvad I planlægger, hvor mange I bliver, og hvilken ramme I forestiller jer. Så kan vi hjælpe med at sætte et realistisk niveau for budgettet og se på, hvor pengene skaber mest værdi.
